El modo de trabajar en los últimos años ha ido cambiando y modernizándose y el concepto de oficina también ha evolucionado. Si bien es cierto que las empresas todavía están estancadas en el modelo tradicional y no es fácil conseguir que se establezcan nuevas zonas de trabajo orientadas a fomentar la relación entre los equipos y mejorar la creatividad. 

Hace más de 100 años que nació el concepto de oficina tal y como lo conocemos hoy en día. En un primer momento estos espacios estaban destinados a realizar tareas puramente administrativas y los escritorios de los trabajadores estaban separados con tabiques, dificultando la comunicación entre ellos.

Pero en todos estos años la oficina se ha convertido en el espacio de trabajo de la mayor parte de la población, siendo el segundo lugar en el que más horas se pasan, después del propio hogar. En la actualidad, un nuevo concepto irrumpe en la idea de oficina tradicional y busca combinar las comodidades del hogar y la propia oficina.

Según datos recogidos por la empresa Steelcase un 37 % de los trabajadores españoles califica su espacio de trabajo como estresante. Además un 65 % afirma no tener suficiente movilidad en su puesto para poder conseguir una mayor tranquilidad y concentración para desarrollar sus tareas.

¿Dónde se refugian entonces para encontrar esa ansiada tranquilidad? Algunos optan por cafeterías o bibliotecas, lugares que les inspiran y en los que se sienten cómodos, convirtiéndose así en el tercer espacio. Pero estos lugares presentan algunos problemas como falta de intimidad y continuo bullicio.

Sobre esto reflexionaba Jason Fried, cofundador y presidente de 37signals, además de coautor del libro Rework. En su charla TED comentaba que la mayor parte de los trabajadores no pueden dedicar sus horas en la oficina a pensar en las actividades que deben realizar. Muchos de ellos optan por trabajar los fines de semana, entrar antes o salir más tarde de la oficina o dedicar más horas al trabajo para conseguir realizar sus tareas.

Workcafé o cómo integrar el tercer espacio en las empresas

“El workcafé no es más que otra zona de trabajo para que los empleados puedan elegir el espacio que mejor se adapte a la tarea que quieren realizar, incluso a su estado de ánimo”, esta es la definición que Alejandro Pociña, presidente de Steelcase en España, daba en una entrevista al diario La Vanguardia sobre la creación de un tercer espacio en las propias oficinas.

Las continuas interrupciones a lo largo del día hacen que no exista tranquilidad y, por lo tanto, los trabajadores no puedan concentrarse en realizar las tareas realmente importantes. De esta forma se convierten en meros ejecutores de acciones pero no dedican tiempo a pensar.

El tercer espacio combina, pues, las comodidades del primer espacio como son zonas abiertas, sofás y sillas cómodas, mesas amplias u olores agradables, con las necesidades que cualquier trabajador necesita en su espacio de trabajo como pizarras, impresoras, wifi o grandes pantallas de información.

Manos a la obra: caminando hacia la creación del tercer espacio

La idea del workcafé  es, cuanto menos, jugosa pero ¿cómo conseguir crear ese área de trabajo? Es importante que la zona destinada al tercer espacio sea amplia y cuente con diferentes áreas donde puedan reunirse los trabajadores, pero también con zonas tranquilas para realizar tareas individuales.

Otro elemento de gran relevancia es el diseño. Alejandro Porriño, de Steelcase, afirma en La Vanguardia que “el objetivo es conseguir que el trabajador se sienta como en casa, por lo que el diseño, la iluminación, el mobiliario, los colores, el aroma e incluso la música deben ayudar a conseguir esa atmósfera relajante y acogedora que cada uno encuentra en su hogar”.

Google, Linkedin o Facebook son buenos ejemplos de este nuevo modelo de oficina

Si por algo se distinguen estas compañías es por tener siempre presente la comodidad de sus trabajadores y darles las máximas facilidades para que puedan desempeñar su trabajo de la mejor manera posible.

Google ha establecido en sus oficinas toboganes, mesas de ping-pong e incluso escenarios para que los trabajadores fomenten su parte creativa. No es raro ver sofás, pufs o incluso cabinas de norias reconvertidas en espacios de reunión.

Airbnb y Facebook tampoco se quedan atrás; frases motivadoras e incluso sofás para dormir la siesta decoran las oficinas de Facebook en Madrid. “Nuestra casa es tu casa” es el lema de Airbnb y, como no podía ser de otra forma, sus oficinas están inspiradas en una casa donde la cafetería se convierte en una cocina de lo más acogedora.

Estos son solo algunos ejemplos de oficinas que se escapan del concepto tradicional y apuestan por la comodidad del trabajador para así mejorar su productividad. Estos espacios son necesarios y expertos como Javier Martínez, director de arquitectura y Building Consultancy de CBRE, lo certificaba en un artículo del diario Expansión ya que “los trabajos son distintos a lo largo del día y hay que entender que el trabajador no debe estar encadenado a su puesto de trabajo, sino que trabaja en movilidad».

Estos nuevos modelos de distribución y organización merecen una reflexión: ¿estamos preparados para trabajar en estos nuevos espacios? ¿Es posible que este modelo irrumpa con fuerza y las empresas opten por cambiar sus modelos tradicionales?